ADMINISTRATIEF & FINANCIEEL BEHEER 

De financiële administratie wordt jaarlijks (2 weken voor de algemene ledenvergadering) voorgelegd aan de kascommissie. Deze zullen beamen dat wij een zeer verzorgde administratie hebben overhandigd. Een volledig overzicht van inkomsten en uitgaven welke terug te vinden zijn op de dagafschriften van de eigen bankrekening van de VvE. Desgewenst voeren wij een streng incassobeleid.

Tevens wordt jaarlijks de algemene ledenvergadering in een vaste week georganiseerd. Wij verzorgen het gehele traject (zie hieronder). De vergaderingen vinden doorgaans in de avonduren plaats, maar desgewenst behoort vergaderen op de zaterdagochtend ook tot de mogelijkheden.

 

Onder administratief en financieel beheer wordt in ons geval verstaan:

• Beheren van de geldmiddelen van de vereniging het administreren van de bankrekening(en);
• Beheren van het reservefonds; 
• Incasseren en administreren van de periodieke en eenmalige bijdrage; het bewaken van openstaande saldi en het zonodig (doen) nemen van (rechts)maatregelen jegens de wanbetaler; 
• Controleren, administreren en betalen van facturen; 
• Controleren en administreren van lopende contracten; 
• Betalen en courant houden van de verzekerde sommen en polissen; 
• Aanmelden en afhandelen van de schadeclaims bij de verzekeringsmaatschappijen en betrokken instanties;
• Archiveren van alle gegevens die betrekking hebben op de VVE en deze gegevens bewaren volgens de wettelijke bewaartermijn;
• Opstellen van de financiële jaarstukken, zoals de exploitatierekening, de begroting en de balans;
• Opstellen van een specificatie van het aandeel in de gezamenlijke schulden en kosten per appartementsrecht;
• Verstrekken van relevante gegevens aan potentiële kopers en info rmeren van de notaris bij eventuele koop/verkoop;
• Organiseren (hieronder valt tevens: de oproep, volmacht, presentielijst en agenda met bijlagen) en bijwonen van de jaarlijkse ledenvergadering, inclusief het opstellen en verzenden van de notulen binnen vier weken na de vergadering;
• Aanleggen van een register van eigenaren en gebruikers en het administreren van mutaties hierin;
• Geautomatiseerde administratie;
• De leden, op hun verzoek, verstrekken van inlichtingen betreffende de VVE, een en ander conform het splitsingsreglement;
• Toezicht houden op naleving door de eigenaren en/of gebruikers van de statuten en de besluiten van de vergadering en het (doen) nemen van (rechts)maatregelen jegens hen die deze bepalingen overtreden c.q. niet naleven;
• Uitvoeren van besluiten van de algemene ledenvergadering.